Comment faire une facture en ligne ? Mentions obligatoires et modèles de factures
Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise, vous devez savoir comment établir une facture. La bonne nouvelle, c’est que c’est assez facile, surtout si vous utilisez les bons outils pour rationaliser le processus.
La création de devis, l’édition, le suivi et l’envoi de factures peut parfois se révéler compliqué. Pourtant c’est un aspect de la gestion de votre entreprise que vous ne devez surtout pas ignorer. En effet il s’agit du document qui vous permet d’être payé et qui vous offre une protection juridique ainsi qu’à votre client. Par ailleurs, vos factures vous permettront de justifier vos revenus en cas de contrôle fiscal.
Lorsqu’il s’agit de créer une facture, vous avez plusieurs options. Si vous êtes nouveau dans le domaine de la facturation, il existe de nombreux services qui proposent des modèles de factures de base. Si vous facturez vos clients depuis un certain temps et que vous cherchez à améliorer votre processus, il existe également des logiciels de facturation qui peuvent rendre la facturation de vos clients simple et sans effort.
Qu’est-ce qu’une facture ?
Une facture est un document émis par une entreprise pour indiquer une transaction, et pour demander le paiement d’un produit ou d’un service fourni. Les factures constituent une partie importante de toute entreprise. Elles vous aident à être payé en temps voulu, à assurer le suivi de vos comptes et, lorsqu’elles sont bien faites, à établir des relations de confiance à long terme avec vos clients.
Elle est également très importante pour votre client dans la mesure où cela pour l’aider dans sa gestion personnelle et ses déclarations d’impôts notamment avec par exemple la taxe foncière ou autres.
Ce guide des modèles de factures vous explique tout ce que vous devez savoir sur la facturation et pourquoi il est important de bien la faire.
Quand devez vous fournir une facture ?
L’édition d’une facture est obligatoire pour les achats/ventes ainsi que toutes les prestations de services réalisées entre professionnels.
En B2C, c’est différent, la facture n’est pas toujours obligatoire, cela dépend du type d’opération concernée :
- Vente de marchandise : sur demande du client.
- Vente à distance : obligatoire.
- Prestation de service : obligatoire pour les montant supérieurs à 25€ TTC ou sur demande.
Que doit contenir votre facture ?
1. Nom de votre entreprise
Le nom de votre entreprise est l’un des éléments les plus importants d’un modèle de facture officiel. Elle montre qui vous êtes et établit votre marque. Incluez le logo de votre entreprise pour une touche professionnelle supplémentaire.
2. Coordonnées du vendeur
L’ajout des coordonnées du vendeur permet à vos clients de savoir comment vous contacter s’ils ont des questions concernant la facture. Il leur permet également de vous contacter pour des travaux futurs.
3. Numéro de la facture
Pour rester organisé et faciliter le suivi pendant la période fiscale, il est préférable de fournir un numéro de facture unique et séquentiel pour chaque facture que vous envoyez.
4. Conditions de paiement
Il existe trois principaux types de conditions de paiement utilisées par les petites entreprises. Ces conditions de paiement des factures dépendent des pratiques courantes de votre secteur d’activité, de votre relation avec le client et de vos besoins de trésorerie. N’oubliez pas que certaines entreprises peuvent payer plus tard que la date d’échéance indiquée, et que vous voudrez peut-être prévoir un peu plus de temps pour éviter un déficit de trésorerie.
5. Date d’échéance
La date de facturation plus les jours de délai de paiement vous donnent la date d’échéance.. L’inscription d’une date d’échéance sur la facture est un moyen discret et professionnel d’indiquer clairement à votre client le moment où il doit payer. La mise en place de rappels de paiement peut également contribuer à ce que vos clients respectent le calendrier de paiement.
6. Facture aux informations de contact
A qui cette facture est-elle destinée et leurs coordonnées.
7. Détails du produit ou du service
Précisez la description, la quantité, le taux, le montant et le sous-total. Plus vous incluez de détails sur la facture, mieux c’est. De cette façon, votre client saura exactement ce qu’il paie à la réception de la facture.
Entre professionnels, une mention obligatoire spécifique doit figurer sur les factures : l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Les frais de recouvrements s’appliquent en plus des pénalités de retard.
8. Rabais & remises
S’ils sont liés à l’opération, ils doivent impérativement apparaître sur votre facture.
9. Taux de TVA
Il doit figurer sur chaque ligne de facture relative aux biens ou services fournis.
Numéroter vos factures
Comme nous venons de l’évoquer, vos factures doivent être numérotées afin de faciliter le suivi de votre comptabilité. Chaque facture doit être unique et suivre une « séquence continue » (d’abord la facture n°1, ensuite la n°2 et ainsi de suite) pour éviter de se mélanger les pinceaux.
Si votre stratégie commerciale fonctionne bien et que vous êtes amené à multiplier les factures vous pouvez ajouter un préfixe qui vous permettra d’identifier directement le client en question ou même la date de facturation. Vous vous y retrouverez plus facilement et cela facilitera grandement la gestion de votre entreprise.
Quand et comment transmettre votre facture ?
Une fois que vous avez édité votre facture, en suivant l’ensemble de nos conseils, vous devez la transmettre à votre client. En terme de timing, cela doit se faire dès la vente d’un produit ou la finalisation de la prestation de service.
Si vous travaillez régulièrement pour un même client, tous les mois par exemple, vous pouvez établir une facture chaque mois et même demander à votre client de procéder à un virement régulier, automatisé afin de gagner du temps sur le paiement.
Si vos prestations sont amenées à durer dans le temps et ont une valeur importante, il peut être intéressant de demander des acomptes à vos clients. Cela vous permet d’une part de sécuriser la mission et de toucher une partie de la prestation avant sa finalisation ce qui est un coup de pouce financier important. En termes de facturation, vous devez donc établir une facture d’acompte au départ puis faire apparaître l’acompte sur votre facture finale.
Vos factures peuvent être adressées à vos clients en main propre, par voie postale ou par voie électronique bien sûr si le client l’accepte.
Est il possible de rectifier ou d’annuler une facture ?
Etre entrepreneur exige parfois de travailler sur plusieurs fronts en même temps et cela peut parfois mener à faire des erreurs. D’autant plus que vous n’êtes forcément très familier avec la comptabilité. Avant de pouvoir faire appel à un comptable pour assurer la gestion de votre entreprise, sachez que vous avez la possibilité de rectifier ou d’annuler vos factures en cas d’erreur.
Pour être effective, la rectification ou l’annulation doit être effectuée de la façon suivante :
- en établissant une nouvelle facture qui remplace la précédente. La facture remplacée doit être mentionnée sur la nouvelle facture.
- en établissant un avoir faisant référence à la facture sur lequel il porte.
Vous avez désormais toutes les clés pour concevoir des factures comportant toutes les mentions légales nécessaires. N’hésitez pas à nous partager dans les commentaires les services gratuits en ligne que vous utilisez pour éditer vos factures qui donnent envie à vos clients de vous payer rapidement.